У меня бухгалтер работает в 1С, обслуживающей организации нам не нужно, она сама все делает

Очень часто 1с ассоциируют с бухгалтерией и считается, если бухгалтер работает на программе 1с то и знать ее должен досконально и обслуживать самостоятельно. Однако не стоит объединять функционал и инструмент для выполнения этого функционала. Главная задача бухгалтера – ведение бухучета организации, своевременная отчетность в контролирующие органы и без ошибок, оптимизация налогообложения и, соответственно, отслеживание всех изменений в законодательстве дабы обезопасить предприятие от какого-нибудь нового штрафа. Если где-то прибыло, то где-то убыло. Если вы заставляете своего бухгалтера выполнять технические вещи (обновление 1С, разбираться с ошибками программы и проч.), то он теряет время и квалификацию по своей основной деятельности.

Лучше отдать все технические моменты обслуживающей организации, а бухгалтеру освободить время и голову для ее основной деятельности.

У нас бухгалтерия на аутсерсе (приходящий бухгалтер), нам не нужна 1С

Бизнес – это цифры. Любой руководитель должен иметь полную раскладку по своей организации в разрезе проверенных данных (с каким поставщиком выгоднее работать, какой товар лучше продается, с каким покупателем не стоит иметь дело). Мы часто сталкиваемся с тем, что руководитель говорит «я и так все знаю, у меня все в голове», но когда начинаешь эти знания выводить на «бумагу» результаты оказываются неожиданными. Т.е. отдавая бухгалтерию на аутсерс вместе с базой 1с – вы по сути отдаете свой бизнес в чужие руки. Если вдруг случится конфликт с удаленным бухгалтером – у вас и базы на руках не останется, можете налететь на большие штрафы и в результате полностью потерять бизнес. При такой схеме работы нет никакого контроля бухгалтера (вы даже не знаете что там в базе твориться, просто раз в месяц или в квартал отвозите кипу «первички»).

Лучше иметь свою базу в которую вы сами вносите первичную документацию (тем более с использованием ЭДО это не занимает много времени), а бухгалтер пусть работает в базе удаленно. Так вы не потеряете контроль над базой и в случае чего переход к другой обслуживающей организации по бухучету будет наиболее мягким.

Мы не хотим облачную 1с в которую могут попасть все кому не лень

Почему-то считается, что база на своем компьютере – более стабильно и надежно чем облачная. Как аргумент приводят отключение электричества или интернета. Справедливо, но без электричества и интернета в принципе работа невозможна. При этом сбой комьпютера, вирус-шифровальщик, утеря компьютера (кража, пожар, затопление водой, перепад напряжения и проч.) – гарантировано лишает вас всей базы, тогда как в облачном режиме – с базой ничего не произойдет, т.к. база размещена на мощном и защищенном сервере, доступ к базе кроме вас никто не имеет, и автоматически делаются резервные копии (некоторые наши клиенты обращались к нам с просьбой восстановить трехдневную или недельную копию, т.к. наделали ошибок несовместимых с дальнейшей эксплуатацией базы).

Мы не хотим работать удаленно, политика безопасности нашей организации запрещает удаленную работу. Приезжайте и работайте здесь

Тут дело в том, что руководители не совсем понимают, как работает приходящий программист. Обычно бывает так: пришел программист обновлять базу (или еще что-то делать с ней), бухгалтера садят его за свое место и их как ветром сдувает (или пьют чай, или вообще куда-то уходят), все это время пока программист работает, он имеет полный, неконтролируемый доступ к 1С (и всему компьютеру), причем обновления, как правило, он приносит на своей флешке, никто не контролирует что он копирует на компьютер и что он выносит с компьютера (таким образом может произойти заражение компьютера вирусами даже без ведома самого программиста). По окончанию работы, программист просто покидает рабочее место, предоставляя бухгалтеру продолжить работу. При удаленной работе, бухгалтер может не покидать своего места, все действия программиста при работе логируются (записываются), по окончании работы можно посмотреть какие файлы куда передавались, при этом физически никаких флешек к компьютеру специалист не подключает. При желании можно даже запись экрана делать.

У меня есть знакомый умный программист который все знает, без него покупать 1с не буду

Тут снова возникает вопрос – кто руководит бизнесом? Вы или знакомый программист, не несущий никакой финансовой ответственности. При принятии решения о покупке или не покупке 1С (или какого-то конкретного прикладного решения), надо руководствоваться прежде всего теми задачами, которые стоят перед вами и вашим бизнесом. Сама по себе любая система автоматизации не нужна, она нужна только в рамках решения какой-то конкретной бизнес-задачи. Поэтому задайте себе следующие вопросы: Есть ли у меня какой-то бизнес-процесс, который не автоматизирован (например выставление счетов), либо автоматизирован не так как мне надо (например часть труда ручная), теряю ли я деньги за счет того, что у меня не внедрена система автоматизации (например из-за того, что много времени уходит на выставление счетов, клиенты покупают у кого-то другого), увеличится ли моя прибыль или снизятся издержки после внедрения системы автоматизации и за счёт чего (например за счет электронного документооборота снизятся издержки на почтовые отправления, а за счет высвободившегося времени можно сделать больше продаж). Также подумайте чем руководствуется ваш знакомый программист давая вам совет (может он просто с ужасом думает, что вы после покупки нового программного продукта завалите его вопросами по настройке и эксплуатации, а он не сможет вам отказать по какой-то причине).

У нас есть свой программист, вопросами 1С занимается он. С ним все решайте (особенно при крупном внедрении нового программного продукта)

Пожалуй, самое сильное заблуждение, приводящее к наибольшим финансовым потерям предприятия. Система автоматизации (в нашем случае 1с) – это практически нервная система бизнеса, от точности и скорости ее работы и от корректности выводимых данных зависит работоспособность всего предприятия. Если руководитель не владеет достоверной и актуальной информацией – он будет принимать неправильные решения, если специалисты (любые) будут тратить слишком много времени на выполнение рутинной работы еще и с возможностью допускать ошибки –предприятие недополучит прибыль и не выполнит своих стратегических целей. Отсюда возникает вопрос, если вы внедрение системы автоматизации отдаете на откуп программисту, кто владелец бизнеса – вы или программист?

Программист будет стремиться всеми силами создать себе комфортные условия, ведь на него и так вешается сопровождение 1с (причем полное от консультирования пользователей, а мы знаем, что иногда бухгалтеров и бухучету обучать приходится, до разработки на 1с и регулярного обновления), ведение сайта, администрирование компьютерной сети, серверов и торгового оборудования. И часто программист – это админ самоучка, по необходимости освоивший 1С (либо переманенный из 1с-франчайзи программист, уставший постоянно учиться). Именно поэтому от программистов часто слышно «эта версия еще сырая, надо в старой поработать еще пару годков». Просто представьте, на вашего программиста повешана куча проблем и тут вы его «радуете» переходом на новый программный продукт (да пусть старый умрет через пару лет, но он всеми силами будет сопротивляться изменениям, т.к. ему тогда быстро придется осваивать новый ПП, а иногда и новые алгоритмы программирования, а так, в крайнем случае – ну встанет у вас вся фирма, ну не сможет он ничего сделать – встанет и уйдет, а разгребать все останется вам).

Руководить внедрением 1с (да и любой другой системой автоматизации) должен человек, хорошо знающий и понимающий все бизнес-процессы, понимающий цели руководителя и всецело разделяющий их. Бывает, что таким человеком действительно является программист или ИТ-директор, но чаще это исключение чем правило.

Отдать внедрение системы автоматизации компании-внедренцу

С одной стороны логично – вы поставляете нам программный продукт, вы и внедряйте. Но самая большая проблема, с которой мы сталкиваемся – это сопротивление пользователей, а иногда и откровенный саботаж.

Прежде чем приступить к внедрению новой системы автоматизации (особенно на крупном предприятии с большим количеством пользователей), необходимо решить организационные проблемы. Все сотрудники должны понимать, что «еще немного на любимой «семерочке» уже нельзя», переход неизбежен, что этот переход необходим для улучшения работы всей фирмы и конкретно каждого пользователя в частности, каждый пользователь должен понимать, что после внедрения новой системы его жизнь улучшится.

На предприятии должен быть выделен как минимум один человек обладающий всеми необходимыми компетенциями и авторитетом у сотрудников (в идеале рабочая группа, в которую входят представители предприятия и фирмы-внедренца). У этого человека должно быть достаточно времени на ведение проекта. Некоторые наши внедрения проваливались как раз из-за того, что ответственный человек не мог найти времени на то, чтобы банально обсудить техзадание, плюс часто это воспринимается как дополнительная нагрузка, за которую никто не заплатит.